Liberas over thuiswerk tijdens de coronacrisis
Naar aanleiding van de coronamaatregelen werd midden maart aan de medewerkers van Liberas gevraagd om van thuis uit te werken. Ook al zijn de maatregelen gaandeweg versoepeld, toch wordt thuiswerken nog steeds sterk aangeraden. Eind april werd bij de medewerkers gepolst naar de ervaringen met dat thuiswerk in vergelijking met werken op het archief.
Waar werken archiefmedewerkers thuis aan?
Dankzij de verbinding met de serveromgeving van Liberas kunnen de medewerkers thuis aan de slag. Zo beschrijft de projectmedewerker Sporen van Democratie de verkiezingspropaganda, terwijl de verantwoordelijke digitalisering zich onder andere focust op het structureren van gedigitaliseerd materiaal en digitale ondersteuning van collega’s. Een van de archivarissen converteert inventarissen voor import in het archiefbeheersysteem, helpt collega’s die inventariseren, en werkt aan een nieuwe versie van het collectieplan. De onderzoeksmedewerkers verdiepen zich in het schrijven van en voor verscheidene publicaties, terwijl ook de communicatiemedewerkers verder schrijven en de sociale media en website up-to-date houden. De nodige bronnen en documentatie vinden zij via het collectiebeheersysteem en het digitaal depot.
Hoe wordt dat thuiswerk ervaren?
Thuiswerken ervaren de Liberas-medewerkers in het algemeen als positief. Vele kunnen geconcentreerd en tijdsefficiënt doorwerken. De medewerkers van het secretariaat, wier werk vaak onderbroken wordt door het opnemen van de telefoon of het binnenlaten van bezoekers, kunnen ongestoord inventarissen converteren, de bibliotheekcollectie nakijken op dubbels, boeken en affiches controleren en invoeren, en Excellijsten aanpassen.
Voor collega’s met kinderen is het echter wat puzzelen. Doordat de scholen gesloten zijn, moeten zij zoeken naar alternatieve opvangmogelijkheden. Daarnaast zetten zij ook in op preteaching. Doorgaans is er sinds de eerste week thuiswerken voor velen niet bijster veel veranderd. Enkele collega’s werkten voor de coronamaatregelen van kracht gingen ook al af en toe van thuis uit. Zij hebben niet het gevoel dat dit een grote aanpassing is: “[thuiswerk] is allesbehalve nieuw voor mij, ik doe dit al jaren en ik doe dat graag. Ik heb mijn vaste gewoontes al op dat vlak, ben georganiseerd en heb een eigen dagindeling waardoor ik naar mijn aanvoelen voor een aantal taken op een veel rendabelere wijze kan werken.”
Aangepaste dagindeling?
De algemene tendens is om de dag te structureren volgens de uren die nageleefd werden op het Kramersplein: “Ik probeer het dagschema van een werkweek op kantoor te volgen, dus starten om 8.30 u., met lunchpauze om 12 u. en stoppen om 17.30 u.”
Sommigen wijken hier echter van af en gebruiken een meer flexibele indeling van hun week, en werken ook enkele uren in het weekend: “Ik spreid mijn werkuren vaak over een extra dag/dagen: ik werk af en toe ook op feestdagen, in het weekend, of tijdens een dag verlof. Zo kan ik mijn werk doen, terwijl ik bijna elke dag ook buiten kan gaan.” Te rigide vasthouden aan de werkuren, zoals in het archief, kan thuis voor stress en een minder efficiënt werkritme zorgen. Deze medewerker kiest er net voor om gebruik te maken van de flexibiliteit om op de meest productieve momenten te werken.
Dankzij de verbinding met de serveromgeving van Liberas kunnen de medewerkers thuis aan de slag. Zo beschrijft de projectmedewerker Sporen van Democratie de verkiezingspropaganda, terwijl de verantwoordelijke digitalisering zich onder andere focust op het structureren van gedigitaliseerd materiaal en digitale ondersteuning van collega’s. Een van de archivarissen converteert inventarissen voor import in het archiefbeheersysteem, helpt collega’s die inventariseren, en werkt aan een nieuwe versie van het collectieplan. De onderzoeksmedewerkers verdiepen zich in het schrijven van en voor verscheidene publicaties, terwijl ook de communicatiemedewerkers verder schrijven en de sociale media en website up-to-date houden. De nodige bronnen en documentatie vinden zij via het collectiebeheersysteem en het digitaal depot.
Hoe wordt dat thuiswerk ervaren?
Thuiswerken ervaren de Liberas-medewerkers in het algemeen als positief. Vele kunnen geconcentreerd en tijdsefficiënt doorwerken. De medewerkers van het secretariaat, wier werk vaak onderbroken wordt door het opnemen van de telefoon of het binnenlaten van bezoekers, kunnen ongestoord inventarissen converteren, de bibliotheekcollectie nakijken op dubbels, boeken en affiches controleren en invoeren, en Excellijsten aanpassen.
Voor collega’s met kinderen is het echter wat puzzelen. Doordat de scholen gesloten zijn, moeten zij zoeken naar alternatieve opvangmogelijkheden. Daarnaast zetten zij ook in op preteaching. Doorgaans is er sinds de eerste week thuiswerken voor velen niet bijster veel veranderd. Enkele collega’s werkten voor de coronamaatregelen van kracht gingen ook al af en toe van thuis uit. Zij hebben niet het gevoel dat dit een grote aanpassing is: “[thuiswerk] is allesbehalve nieuw voor mij, ik doe dit al jaren en ik doe dat graag. Ik heb mijn vaste gewoontes al op dat vlak, ben georganiseerd en heb een eigen dagindeling waardoor ik naar mijn aanvoelen voor een aantal taken op een veel rendabelere wijze kan werken.”
Aangepaste dagindeling?
De algemene tendens is om de dag te structureren volgens de uren die nageleefd werden op het Kramersplein: “Ik probeer het dagschema van een werkweek op kantoor te volgen, dus starten om 8.30 u., met lunchpauze om 12 u. en stoppen om 17.30 u.”
Sommigen wijken hier echter van af en gebruiken een meer flexibele indeling van hun week, en werken ook enkele uren in het weekend: “Ik spreid mijn werkuren vaak over een extra dag/dagen: ik werk af en toe ook op feestdagen, in het weekend, of tijdens een dag verlof. Zo kan ik mijn werk doen, terwijl ik bijna elke dag ook buiten kan gaan.” Te rigide vasthouden aan de werkuren, zoals in het archief, kan thuis voor stress en een minder efficiënt werkritme zorgen. Deze medewerker kiest er net voor om gebruik te maken van de flexibiliteit om op de meest productieve momenten te werken.
Hoe verschilt het thuiswerk van het werk op het archief?
Het is vanzelfsprekend dat van thuis uit werken een paar belangrijke verschillen heeft met werken op het archief: “Je bent beperkter in de taken die je kan doen, en grotendeels aangewezen op wat digitaal beschikbaar/mogelijk is. Je kan bijvoorbeeld niet snel iets opzoeken in de bibliotheek of in een archiefdocument. Als je toch zaken moet meenemen, moet dit beperkt zijn in omvang. Kwetsbaar en kostbaar archiefmateriaal blijft ook best binnen de muren van het archief.”
Het contact met de collega’s verloopt eveneens anders: “Fysiek contact wordt vervangen door digitaal contact, zoals uitwisseling van ideeën. Dat verloopt vlot”. Vergaderingen gebeuren via Zoom, en om de medewerkers op de hoogte te houden van de evoluties in de archiefwerking en de coronamaatregelen verstuurt de directie wekelijks een interne nieuwsbrief.
Voor medewerkers die een lange afstand moeten afleggen naar het Kramersplein valt ook de pendelstress weg, het brengt tevens tijdswinst met zich mee. Maar er zijn ook collega’s die het gebrek aan pendelen dan weer als een gemis aanvoelen: “Mijn halfuurtje geestelijke rust tijdens de rit naar Gent [is] weggevallen”. Een andere collega: “Mijn grootste fysieke inspanning is in normale omstandigheden fietsen naar het Kramersplein. De tocht van Drongen naar Gent en terug valt nu weg en ik ben geen enthousiaste zuiver recreatieve fietser.”
Archiefwerking binnen de context van thuiswerk?
Voor de onderzoekers en communicatiemedewerkers van Liberas verandert er doorgaans niet zo veel. Zij kunnen van thuis uit onderzoek doen, teksten schrijven, sociale-mediaberichten plaatsen en de nieuwsbrieven opstellen, vormgeven en uitsturen. Het nodige materiaal vinden zij via het collectiebeheersysteem. Tijdens wekelijkse Zoom-meetings wordt de communicatieplanning voor de daaropvolgende week besproken. Ook de educatieve werkgroep vergadert online via Zoom, en past de educatieve werking aan door bepaalde pakketten die gekoppeld zijn aan voorgaande tentoonstellingen binnenkort in een aangepast formaat online aan te bieden.
Archivarissen merken echter enkele struikelblokken in het archiefwerk: “Het ontsluiten van archieven is in principe mogelijk van thuis uit [maar] archief vervoeren en thuis verwerken houdt altijd risico’s in. Als het gaat om het schrijven van teksten of opladen in archiefbeheersysteem Atlantis is het mogelijk dat je de bibliotheek of het archiefdepot nodig hebt. Gaat het om relatief weinig materiaal dan kan dit nog worden opgelost door het digitaliseren van de nodige stukken.” Ook bij het beschrijven van foto’s in de beeldbank, stelt zich dat “Het gebrek aan bronnen, het snel iets kunnen opzoeken, een beperking [is] bij het beschrijven van foto’s. Verwerken van een schenking/een archief [valt ook] heel moeilijk te combineren met thuiswerk. Hiervoor zijn er te veel praktische bezwaren en restricties.”
Thuiswerk in de toekomst?
Wat over de hele lijn duidelijk is, is dat de meeste medewerkers meer willen inzetten op thuiswerken omwille van een efficiëntere tijdsindeling en de mogelijkheid om voor een langere tijd geconcentreerd door te werken. Maar het gebrek aan sociaal contact en de praktische overwegingen bij archiefverwerking en publiekswerking blijven minpunten. Minstens deeltijdse fysieke aanwezigheid in de archiefinstelling blijft cruciaal.
Anouk Turnock en Veerle Vandeputte
Het is vanzelfsprekend dat van thuis uit werken een paar belangrijke verschillen heeft met werken op het archief: “Je bent beperkter in de taken die je kan doen, en grotendeels aangewezen op wat digitaal beschikbaar/mogelijk is. Je kan bijvoorbeeld niet snel iets opzoeken in de bibliotheek of in een archiefdocument. Als je toch zaken moet meenemen, moet dit beperkt zijn in omvang. Kwetsbaar en kostbaar archiefmateriaal blijft ook best binnen de muren van het archief.”
Het contact met de collega’s verloopt eveneens anders: “Fysiek contact wordt vervangen door digitaal contact, zoals uitwisseling van ideeën. Dat verloopt vlot”. Vergaderingen gebeuren via Zoom, en om de medewerkers op de hoogte te houden van de evoluties in de archiefwerking en de coronamaatregelen verstuurt de directie wekelijks een interne nieuwsbrief.
Voor medewerkers die een lange afstand moeten afleggen naar het Kramersplein valt ook de pendelstress weg, het brengt tevens tijdswinst met zich mee. Maar er zijn ook collega’s die het gebrek aan pendelen dan weer als een gemis aanvoelen: “Mijn halfuurtje geestelijke rust tijdens de rit naar Gent [is] weggevallen”. Een andere collega: “Mijn grootste fysieke inspanning is in normale omstandigheden fietsen naar het Kramersplein. De tocht van Drongen naar Gent en terug valt nu weg en ik ben geen enthousiaste zuiver recreatieve fietser.”
Archiefwerking binnen de context van thuiswerk?
Voor de onderzoekers en communicatiemedewerkers van Liberas verandert er doorgaans niet zo veel. Zij kunnen van thuis uit onderzoek doen, teksten schrijven, sociale-mediaberichten plaatsen en de nieuwsbrieven opstellen, vormgeven en uitsturen. Het nodige materiaal vinden zij via het collectiebeheersysteem. Tijdens wekelijkse Zoom-meetings wordt de communicatieplanning voor de daaropvolgende week besproken. Ook de educatieve werkgroep vergadert online via Zoom, en past de educatieve werking aan door bepaalde pakketten die gekoppeld zijn aan voorgaande tentoonstellingen binnenkort in een aangepast formaat online aan te bieden.
Archivarissen merken echter enkele struikelblokken in het archiefwerk: “Het ontsluiten van archieven is in principe mogelijk van thuis uit [maar] archief vervoeren en thuis verwerken houdt altijd risico’s in. Als het gaat om het schrijven van teksten of opladen in archiefbeheersysteem Atlantis is het mogelijk dat je de bibliotheek of het archiefdepot nodig hebt. Gaat het om relatief weinig materiaal dan kan dit nog worden opgelost door het digitaliseren van de nodige stukken.” Ook bij het beschrijven van foto’s in de beeldbank, stelt zich dat “Het gebrek aan bronnen, het snel iets kunnen opzoeken, een beperking [is] bij het beschrijven van foto’s. Verwerken van een schenking/een archief [valt ook] heel moeilijk te combineren met thuiswerk. Hiervoor zijn er te veel praktische bezwaren en restricties.”
Thuiswerk in de toekomst?
Wat over de hele lijn duidelijk is, is dat de meeste medewerkers meer willen inzetten op thuiswerken omwille van een efficiëntere tijdsindeling en de mogelijkheid om voor een langere tijd geconcentreerd door te werken. Maar het gebrek aan sociaal contact en de praktische overwegingen bij archiefverwerking en publiekswerking blijven minpunten. Minstens deeltijdse fysieke aanwezigheid in de archiefinstelling blijft cruciaal.
Anouk Turnock en Veerle Vandeputte